Trong suốt sự nghiệp, tôi đã bán được hơn 25 triệu USD từ eCommerce, nhưng chỉ một bảng tính đơn giản lại là thứ cứu tôi khỏi mất đi hơn 100.000 USD. Điều này không phải vì may mắn, mà vì bài học đắt giá tôi đã học được khi đối mặt với những sai lầm lớn liên quan đến quản lý tài chính.
Nếu bạn nghĩ doanh thu cao đồng nghĩa với lợi nhuận lớn, hãy đọc kỹ câu chuyện dưới đây – nó có thể thay đổi cách bạn điều hành doanh nghiệp mãi mãi.
Sai Lầm Đầu Đời Khi Không Quản Lý Con Số
Khi mới bắt đầu kinh doanh, tôi còn trẻ và ngây ngô. Doanh số tăng vọt, tiền liên tục đổ vào tài khoản ngân hàng, và tôi nghĩ mình đang “sống trên mây”. Phải thú thực là tôi chẳng theo dõi tài chính chút nào – không file Excel, không công cụ nào được sử dụng, chỉ có thỉnh thoảng mở tài khoản ngân hàng để… ngắm.
Lúc đó, việc kinh doanh bùng nổ mạnh mẽ, và chỉ trong vài tuần chúng tôi đạt hơn 1 triệu USD doanh thu. Tôi ngây thơ nghĩ rằng lợi nhuận sẽ rơi vào khoảng 20-30% doanh thu, và vì thế tôi tiêu tiền thoải mái. Nhưng rồi, sự thật ập tới. Chúng tôi bắt đầu gặp các vấn đề:
- Chi phí chuỗi cung ứng tăng cao đến mức khó tin.
- Nhân sự “phình to” không cần thiết, khiến lương thưởng ngốn hết ngân sách.
- Các khoản chi không rõ ràng làm suy kiệt tài khoản.
Đến khi tôi nhìn lại số dư tài khoản, nó đã tụt xuống mức báo động. Tôi không thể hiểu nổi: “Doanh thu lớn như thế mà tại sao tiền không còn?” Đó là lúc tôi nhận ra mình đang hoàn toàn mù quáng về tình hình tài chính của chính mình.
Doanh Thu Không Phải Lợi Nhuận
Đây là bài học đầu tiên và quan trọng nhất mà tôi muốn bạn hiểu. Việc bạn có thấy dòng tiền đổ vào tài khoản không đồng nghĩa với việc bạn thực sự “có tiền”. Có rất nhiều thứ cần phải trừ ra từ doanh thu, bao gồm:
- Chi phí chuỗi cung ứng: Giá sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Những con số này có thể phức tạp hơn bạn nghĩ.
- Phí nền tảng: Shopify, PayPal hay các nền tảng thanh toán đều lấy phí từ các giao dịch.
- Chi phí quảng cáo: Quảng cáo trên Facebook hay Google không chỉ tiêu tiền, mà đôi khi còn đốt tiền nếu không được kiểm soát.
- Chi phí đội ngũ: Lương bổng, thưởng, và các chi phí cố định khác.
Tôi đã quá chủ quan nghĩ rằng tất cả chỉ là 20-30% lợi nhuận thuần. Nhưng khi không theo dõi rõ ràng từng mục chi tiêu, tôi chẳng cắt giảm được khoản nào kịp thời, dẫn đến tình trạng lỗ chồng chất.
Cách Tôi Vượt Qua Sai Lầm
Khi ngân sách ngày càng eo hẹp, tôi nhấn nút “khẩn cấp”. Tôi lên Google tìm hiểu cách lập báo cáo tài chính cơ bản (P&L – Profit & Loss). Tôi phát hiện ra rằng việc này dễ hơn tôi nghĩ, nhưng lý do mọi người không làm là bởi họ không kiên trì thực hiện hàng ngày.
Sau khi lập báo cáo P&L, tôi bị sốc khi thấy thực tế: Sau khi trừ hết các chi phí, chúng tôi không chỉ không có lợi nhuận, mà còn lỗ. Hàng triệu đô doanh số chẳng còn nghĩa lý gì khi các khoản chi tiêu ngầm hút cạn vốn của doanh nghiệp.
Kể từ đó, tôi bắt đầu áp dụng kỷ luật tài chính. Tôi theo dõi từng khoản thu và chi hàng ngày, không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Đây là công việc mất không đến 5 phút, nhưng nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi kinh doanh.
Tại Sao Bạn Nên Lập Báo Cáo P&L Hàng Ngày
Việc lập báo cáo P&L không phải là điều gì cao siêu hay dành riêng cho các “CEO tập đoàn”. Nó thực sự là một công cụ doanh nghiệp nhỏ nào cũng nên dùng. Còn nhớ câu nói nổi tiếng của Warren Buffett: “Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh.”? Nếu bạn không hiểu ngôn ngữ này, bạn đang tự đẩy mình vào thế khó.
Lợi ích lớn nhất của P&L là mang lại cho bạn cái nhìn thực tế. Những con số chẳng bao giờ nói dối. Nó giúp bạn:
- Nhận diện sớm vấn đề: Nếu bạn đang chi tiêu vượt mức, bạn sẽ thấy ngay thay vì đợi đến cuối tháng.
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Bạn biết khoản nào cần giảm, khoản nào cần tối ưu.
- Duy trì lợi nhuận: Thay vì ước lượng, bạn biết chính xác còn bao nhiêu sau khi trừ hết chi phí.
Hãy coi báo cáo P&L như “bác sĩ tài chính” của doanh nghiệp. Nó không “sexy” nhưng cực kỳ cần thiết.
Hướng Dẫn Sử Dụng Mẫu Báo Cáo P&L
Mẫu P&L mà tôi đang sử dụng được thiết lập để đơn giản hóa mọi thứ. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng nó:
Theo dõi doanh thu:
Lấy số liệu từ Shopify hoặc nền tảng bạn đang dùng.
Bao gồm tổng doanh thu, phí vận chuyển, giảm giá, và hoàn trả.
Thêm chi phí COGS (Cost of Goods Sold):
Đây là chi phí sản xuất và vận chuyển.
Nếu bạn sử dụng các dịch vụ như Printify, chỉ cần nhập tổng chi phí của ngày hôm đó.
Phí giao dịch:
Tính khoảng 3-4% doanh thu, đây là chi phí thanh toán qua thẻ hoặc cổng thanh toán.
Chi phí quảng cáo:
Thêm số tiền bạn đã tiêu trên Facebook, Google, hoặc các kênh khác.
Chi phí hoạt động (Overhead):
Bao gồm chi phí phần mềm, lương nhân viên, hoặc các khoản chi cần thiết khác.
Tính lợi nhuận:
Doanh thu trừ tất cả chi phí = Lợi nhuận cuối cùng.
Hãy chạy báo cáo này mỗi ngày, không trì hoãn. Một ngày bỏ qua đồng nghĩa với việc bạn đang mất đi cơ hội kiểm soát tài chính của mình.
Bảng Cân Đối Kế Toán (Balance Sheet)
Ngoài báo cáo P&L, một công cụ khác bạn cần là bảng cân đối kế toán. Nó giúp bạn biết rõ:
- Tài sản hiện có: Tiền trong tài khoản, số dư PayPal, thanh toán đang chờ.
- Nợ phải trả: Thẻ tín dụng, hóa đơn quảng cáo, thuế.
Công việc này chỉ mất vài phút, nhưng nó giúp bạn hiểu tổng quan tình hình tài chính ở mọi thời điểm.
Hãy Đừng Ngại Con Số
Tôi biết cảm giác này – bạn không muốn nhìn vào tài chính khi nghĩ rằng nó “xấu xí”. Nhưng chẳng khác gì việc đi khám bệnh. Chúng ta phải đối mặt với sự thật nếu muốn cải thiện. Thậm chí, ngay cả khi số âm, việc đo lường mỗi ngày sẽ giúp bạn tìm ra hướng giải quyết.
Bài Học Cuối Cùng
Doanh thu cao không đủ để mang lại thành công. Bạn phải hiểu chi tiết tài chính của mình. Mỗi ngày, dành 5 phút để làm điều này. Tương lai doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào đó.
Và nếu muốn tiết kiệm thời gian, hãy tải xuống mẫu P&L miễn phí mà tôi chia sẻ qua liên kết phía trên. Nó đã cứu tôi – và chắc chắn cũng có thể cứu bạn.