Tôi đã xây dựng được một doanh nghiệp thương mại điện tử hoành tráng với doanh thu tám con số, và hôm nay tôi muốn chia sẻ với bạn một bức tranh rõ ràng về lợi nhuận và chi phí của công việc này. Nếu bạn luôn thắc mắc “Liệu các dropshipper trên YouTube kiếm được bao nhiêu tiền?” thì đây chính là câu trả lời. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích bảng báo cáo lãi lỗ (P&L) của tôi, dựa trên những con số thực tế từ năm 2021.
Và để làm cho bạn dễ hiểu hơn, tôi còn chia sẻ với bạn một mẫu P&L miễn phí, giúp bạn dễ dàng kiểm soát chi phí và lợi nhuận trong kinh doanh của mình.
Tổng quan về mô hình kinh doanh
Thương mại điện tử của tôi là một mô hình kết hợp giữa in theo yêu cầu và tự sản xuất. Cụ thể, chúng tôi sử dụng nền tảng Printify để thực hiện đơn hàng in và vận chuyển sản phẩm. Với những sản phẩm mà Printify không hỗ trợ, chúng tôi sẽ tự sản xuất và nhập hàng từ nhà cung cấp, sau đó vận chuyển đến tay khách hàng tại Mỹ.
Năm 2021 đánh dấu một năm phát triển mạnh mẽ của thương hiệu, với tổng doanh thu đạt 5 triệu USD từ mô hình này.
Tại sao việc hiểu rõ báo cáo lãi lỗ rất quan trọng?
Vấn đề lớn nhất mà bạn thường gặp phải khi xem những video của các “guru” thương mại điện tử là họ chỉ khoe những con số bán hàng khủng. Nhưng thực tế, điều làm nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại là khả năng kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Mục tiêu của tôi khi chia sẻ bảng P&L này là giúp bạn hiểu rõ những gì thực sự diễn ra đằng sau một doanh nghiệp e-commerce lớn.
Sự thật là nhiều người mới bước chân vào lĩnh vực này dễ bị mê hoặc bởi những con số doanh thu lớn mà quên mất việc quản lý chi phí. Bằng cách phân tích chi tiết, bạn sẽ nắm bắt được toàn bộ bức tranh và tránh bị hụt hơi trong quá trình kinh doanh.
Phân tích doanh thu gộp
Bạn có thể hiểu đơn giản doanh thu gộp (gross sales) là tổng số tiền mà tôi nhận được từ khách hàng bao gồm giá sản phẩm và chi phí vận chuyển mà họ trả thêm. Đây là con số mà bạn thường thấy các dropshipper khoe trong những bức ảnh chụp màn hình Shopify.
Tổng cộng, năm 2021, tôi đạt 5 triệu USD doanh thu gộp từ một trong những thương hiệu của mình.
Chi phí hàng bán
Chi phí hàng bán (COGS) là một trong những khoản chi lớn nhất, chiếm phần lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp tôi. Đây là số tiền mà chúng tôi trả cho Printify và những nhà sản xuất để hoàn thành và vận chuyển đơn hàng.
Trong năm 2021, chi phí COGS của tôi lên đến khoảng 2 triệu USD, chiếm gần một nửa doanh thu.
Chiết khấu và hoàn tiền
Chúng tôi thường chạy nhiều chương trình giảm giá để thu hút khách hàng như Black Friday, Cyber Monday, và khuyến mãi cho khách hàng mới. Những chương trình này mang lại lợi nhuận lớn, nhưng cũng đi kèm với chi phí nhất định.
Tổng cộng, tiền chi cho chiết khấu và hoàn tiền trong năm 2021 là khoảng 400.000 USD. Đáng chú ý, tỷ lệ hoàn tiền của chúng tôi luôn được giữ dưới 1%, vì đây là một chỉ số rất quan trọng để đánh giá sức khỏe của doanh nghiệp.
Tính toán lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp = Doanh thu tổng – COGS, và với doanh nghiệp của tôi, con số này rơi vào khoảng 2,6 triệu USD. Đây là bước đầu tiên để tính được lợi nhuận thực tế mà doanh nghiệp có thể nhận được.
Phí xử lý giao dịch
Một khoản chi phí khác mà nhiều người bỏ qua là phí xử lý giao dịch (merchant fees). Đây là số tiền mà bạn phải trả để các dịch vụ thanh toán như thẻ tín dụng xử lý giao dịch cho khách hàng của bạn. Mỗi khi khách thanh toán bằng thẻ tín dụng, chúng tôi thường mất khoảng 3% trên tổng giá trị giao dịch (bao gồm phí cố định 30 cent + 2.7%).
Tổng cộng, phí xử lý giao dịch trong năm 2021 của tôi là một khoản không nhỏ, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Chi phí quảng cáo
Một trong những khoản chi phí lớn nhất khác là quảng cáo. Vì mô hình kinh doanh của tôi dựa nhiều vào việc chạy quảng cáo để thu hút khách hàng mới thông qua các nền tảng như Facebook và Google, mỗi ngày ngân sách dành cho quảng cáo luôn ở mức cao.
Tổng cộng, chi phí quảng cáo trong năm là khoảng 1,8 triệu USD, xếp thứ hai trong danh sách các khoản chi hàng đầu.
Chi phí cố định chung
Những khoản chi cố định bao gồm phí duy trì Shopify, các app hỗ trợ kinh doanh như Canva, Hyros, hay các phần mềm quản lý khác. Mỗi tháng, những khoản phí này không biến động quá nhiều và duy trì ở mức ổn định với tổng chi phí khoảng 122.000 USD cả năm.
Các nhà thầu độc lập và trợ lý ảo
Trong thương mại điện tử, việc thuê ngoài là điều không thể thiếu. Tôi đã thuê một đội ngũ các nhà thầu độc lập và trợ lý ảo để đảm nhiệm các công việc quan trọng như kế toán, marketing, chăm sóc khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, và phát triển website.
Tổng chi phí cho dịch vụ của các nhà thầu và trợ lý ảo là 121.000 USD trong năm 2021.
Khi cộng tất cả các chi phí lại, tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp tôi trong năm là 2.15 triệu USD. Con số này bao gồm mọi thứ từ chi phí hàng bán, quảng cáo, đến chi phí cố định chung và thuê ngoài. Đây là tổng số tiền mà tôi đã bỏ ra để duy trì và vận hành doanh nghiệp.
Tính toán lợi nhuận ròng
Lợi nhuận ròng (net profit) là con số mà tôi rất thích nhìn. Sau khi trừ tất cả chi phí hoạt động, năm 2021 tôi đạt được lợi nhuận ròng khoảng 444.000 USD, tương đương mức lợi nhuận khoảng 8-9%.
Một yếu tố thú vị mà nhiều người bỏ qua là lợi nhuận từ tiền thưởng hoàn lại của thẻ tín dụng. Trong các chi tiêu lớn như quảng cáo, tôi luôn sử dụng thẻ tín dụng có mức hoàn tiền cao, và điều này giúp tôi thu thêm khoản không nhỏ. Trong năm tôi đã kiếm được hơn sáu con số từ các chương trình hoàn tiền này, mà hoàn toàn không bị tính thuế.
Những bài học rút ra và nhận thức về chi phí
Dù đạt được lợi nhuận kha khá, tôi nhận ra rằng hoàn toàn có thể cải thiện để tối ưu hơn.
- Hàng tồn kho: Nếu tôi chuyển từ mô hình in theo yêu cầu sang nhập hàng sẵn về kho, tôi có thể tiết kiệm được hàng trăm nghìn USD mỗi năm.
- Chiến lược quảng cáo: Tôi cũng có thể giảm chi phí quảng cáo bằng cách tập trung vào duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, thay vì chỉ tập trung tìm kiếm khách hàng mới.
Đó chỉ là hai ví dụ về việc quản lý chi phí tốt hơn. Còn rất nhiều điều khác có thể cải thiện nếu tôi quyết định thay đổi chiến lược.
Đừng tin vào mọi thứ bạn thấy
Cuối cùng, tôi muốn nhấn mạnh một điều. Những gì bạn nhìn thấy trên mạng không phải lúc nào cũng là thực tế. Những con số doanh thu lớn không đồng nghĩa với lợi nhuận lớn. Điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ những gì đang xảy ra trong kinh doanh của mình, và đừng để những người khác khiến bạn tin tưởng một cách mù quáng.
Tôi đã trải qua rất nhiều sai lầm trong hành trình này, nhưng từ đó tôi rút ra được vô số bài học quý giá. Điều quan trọng là không ngừng học hỏi, không ngừng cải thiện và luôn có cái nhìn toàn diện về tài chính của doanh nghiệp mình.
Đừng ngần ngại bắt đầu, hãy nắm lấy cơ hội và xây dựng sự nghiệp của bạn một cách bền vững từ những bài học thực tế.
