Hãy tưởng tượng mỗi công việc bạn làm đều có sẵn một bản hướng dẫn chi tiết. Bạn không còn phải băn khoăn từng bước nhỏ hay cách xử lý các tình huống trong công việc. Đây chính là những gì SOPs (quy trình hoạt động chuẩn) có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Trước khi tìm ra SOPs, tôi đã phải đối mặt với vô số rắc rối trong quá trình quản lý công ty. Đội ngũ làm việc hết sức mình nhưng vẫn không đạt hiệu quả cao do thiếu sự rõ ràng trong giao tiếp và quy trình. Nhưng may mắn thay, tôi đã phát hiện ra sức mạnh thay đổi doanh nghiệp của SOPs.
SOPs Là Gì?
SOPs hay quy trình hoạt động chuẩn là bản hướng dẫn từng bước một cho bất kỳ công việc hoặc quy trình nào trong doanh nghiệp. Nó giống như một công thức nấu ăn, đảm bảo mọi thành viên trong đội ngũ đều biết chính xác phải làm gì và làm thế nào. Thật sự, SOPs đã giúp công ty tôi duy trì sự rõ ràng trong mọi tình huống, từ các công việc hàng ngày cho đến cách xử lý các yêu cầu của khách hàng.
Khi không có SOPs, hầu hết các vấn đề của chúng tôi không phải là về kết quả mà là việc giao tiếp không hiệu quả. Kể từ khi tôi áp dụng SOPs, chúng tôi đã giải quyết được gần 80% các vấn đề tồn đọng do thiếu giao tiếp rõ ràng này.
Cải Thiện Giao Tiếp Trong Đội Ngũ
Một trong những việc đầu tiên tôi làm là xây dựng các quy trình giao tiếp. Việc thiếu rõ ràng giữa các thành viên trong đội chỉ khiến mọi việc trở nên xáo trộn. Khách hàng gửi tài liệu qua nhiều kênh khác nhau như email, WhatsApp, Slack và đội ngũ không biết ưu tiên cái nào. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc.
Chúng tôi đã quyết định thống nhất tất cả giao tiếp qua một nền tảng duy nhất và lập kế hoạch cụ thể về cách và khi nào sử dụng các công cụ như Notion, Slack và email. Mỗi thành viên trong team đều rõ ràng về việc sử dụng công cụ nào cho việc gì. Không chỉ nội bộ mà ngay cả khách hàng cũng được cấp một dashboard riêng. Điều này giúp họ dễ dàng theo dõi dự án và biết được tiến độ công việc.
Đối Phó Với Khối Lượng Công Việc Quá Lớn
Sau khi làm rõ quá trình giao tiếp, chúng tôi vẫn phải đối mặt với một vấn đề khác – khối lượng công việc quá lớn từ phía khách hàng. Tôi phải học cách nói “không” với các yêu cầu không phù hợp và chỉ tập trung vào những cơ hội tạo ra giá trị thực sự.
Chúng tôi đã sử dụng một hệ thống tự động hóa để lọc các lead tiềm năng. Khách hàng mới điền vào một biểu mẫu và nếu họ phù hợp, chúng tôi gửi đề xuất. Nếu không, chúng tôi gửi email từ chối một cách lịch sự. Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho cả khách hàng và đội ngũ.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về phương pháp này và các chiến lược tăng trưởng hiệu quả tại đây.
Tối Ưu Hóa Quy Trình Onboarding Khách Hàng
Một trong những cơn ác mộng lớn nhất mà chúng tôi gặp phải là vấn đề trong việc lấy thông tin từ phía khách hàng. Không ít lần chúng tôi nhận được các mật khẩu sai, email không đúng, và điều này kéo dài thời gian triển khai dự án một cách vô ích.
Nhưng từ khi chúng tôi áp dụng SOPs trong quy trình onboarding khách hàng, mọi thứ đã thay đổi. Với một quy trình chuẩn chỉnh, mọi thông tin cần thiết được thu thập ngay từ đầu, giảm thiểu tối đa sự chậm trễ và tăng tốc độ thực hiện của dự án. Khi khách hàng được onboard đúng cách, họ sẽ có cảm giác “wow” ngay từ những bước đầu tiên.
Tự Động Hóa Quy Trình Báo Cáo
Báo cáo là một phần không thể thiếu của business, đặc biệt khi chúng tôi xử lý nhiều kênh quảng bá như Facebook, Google, và TikTok. Trước đây, đội ngũ của tôi mất quá nhiều thời gian để thu thập dữ liệu, kiểm tra tính chính xác một cách thủ công, điều này gây ra sự chậm trễ.
Giờ đây, chúng tôi đã tìm ra giải pháp để tự động hóa hoàn toàn quá trình này. Phần mềm SaaS thu thập dữ liệu và tạo báo cáo tự động. Tất cả báo cáo được cập nhật trong Notion, và khách hàng có thể xem ngay lập tức. Điều này giúp chúng tôi tiết kiệm tới 80% thời gian và đã tăng sự hài lòng của khách hàng lên đáng kể.
Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tôi đã tối ưu hiệu quả công việc thông qua sử dụng các công cụ hỗ trợ, đừng bỏ lỡ bài viết hữu ích tại đây.
Kết Luận
SOPs thật sự mang lại một cuộc cách mạng trong cách thức vận hành doanh nghiệp của tôi. Nhờ vào sự nhất quán, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả, toàn bộ đội ngũ đã nâng cao năng suất đáng kể chỉ nhờ vào việc lập SOPs cho mọi quy trình quan trọng.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý đội ngũ, cải thiện hiệu suất công việc hoặc giao tiếp với khách hàng, hãy thử bắt đầu với SOPs. Bạn sẽ thấy doanh nghiệp của mình cải thiện từng ngày!
