Nếu bạn đã theo dõi blog tôi một thời gian, thì bạn cũng thấy rằng tôi rất chú ý tới hiệu suất công việc.
Một thời gian trước đây, tôi nhận ra rằng chỉ có 24 giờ một ngày. Tôi không muốn đợi tới già rồi mới tận hưởng cuộc sống, tôi muốn tận hưởng ngay bây giờ.
Tôi đã chia sẻ những chiến thuật cơ bản như Pomodoros, lên lịch làm việc, chặn các sự sao nhãng.
Trong bài này, tôi sẽ cho bạn biết những bí quyết hack tốt nhất của tôi trong năm nay.
Đó là những tuyệt chiêu mà tôi mới áp dụng gần đây, và nó đem lại sự thay đổi lớn.
Tôi chỉ đưa ra 3 bí quyết thôi, nhiều quá có thể làm bạn quá tải.
Hãy sử dụng nó để có những tiến bộ vượt bậc.
GIẢI QUYẾT TẤT CẢ CÁC “VIỆC VẶT” VỚI DANH SÁCH VẤN ĐỀ
Giả sử bạn đang xây dựng một phần mềm.
Và một công việc là cần tìm và sửa các “lỗi vặt”. Những lỗi code làm phần mềm của bạn hoạt động không được như mong muốn.
Nếu phần mềm vẫn bị đơ, thì đó là do “lỗi”. Bạn cần sửa nó trước khi khách hàng phàn nàn.
Một vài tháng trước, tôi thấy cuộc sống của mình giống như một phần mềm với đầy lỗi vặt.
Nghĩ mà xem. Bạn thiết kế cuộc sống, mong cho nó tốt đẹp, nhưng ít khi nó được như mong muốn.
Tôi muốn mỗi tối được ngủ thoải mái. Nhưng mà thỉnh thoảng tiếng còi ô tô lại đánh thức tôi dậy.
Đó là vấn đề. Đó là “lỗi vặt” trong phần mềm cuộc sống.
Bạn có thể sửa nó, hoặc cứ để nó làm phiền mình ( tôi giải quyết bằng cách mua một cái máy phát âm thanh, để át đi tiếng còi ô tô).
Tôi chắc bạn có một danh sách công việc cần làm, hoặc một danh sách ý tưởng.
Vấn đề rằng, đôi khi chúng đòi hỏi khá nhiều công việc bận rộn.
Chúng có quan trọng không? Chúng có giúp giải quyết vấn đề không?
Một bản năng của con người là thích làm những việc vui vẻ và dễ dàng.
Đây là một ví dụ:
Vậy nên, đừng phí tài nguyên để sửa những thứ không hỏng.
Bắt đầu bằng việc liệt kê các vấn đề bạn có.
Tạo hai danh sách riêng cho các vấn đề cá nhân và vấn đề công việc.
Đây là một ví dụ nhanh:
Cá nhân:
- Chuông báo khói bị hỏng.
- Máy điều hòa trong phòng ngủ không đủ lạnh.
- Cần sắp xếp lại tủ đựng thức ăn.
- Bạn dùng phòng bị muộn thanh toán tiền thuê nhà.
Công việc:
- Google tiếp tục gắn cờ tên miền.
- Tỷ lệ refund sản phẩm cao tới 10%.
- Landing page dịch chưa chuẩn xác.
- Giá CPC của quảng cáo Facebook tiếp tục tăng.
Bây giờ bạn đã có danh sách các vấn đề cần giải quyết. Nhưng mức độ quan trọng của chúng là khác nhau.
1. Bạn cần sắp xếp danh sách vấn đề theo mức độ quan trọng.
Những rắc rối giống như là đám cháy. Là một nhân viên cứu hỏa, bạn cần dập đám cháy lớn nhất trước.
Có thể con chó rơi đầy lông lên sàn, và điều đó làm bạn bực mình. Nhưng biệc bạn cùng phòng không trả tiền thuê nhà lại là một vấn đề lớn hơn.
2. Tiếp theo, bạn cần dành thời gian để suy nghĩ về cách giải quyết.
Một vài vấn đề rất đơn giản.
Nếu chuông báo khói vẫn kêu, thì đi tìm anh nhân viên bảo trì.
Lông thú cưng rơi đầy trên nhà? Thì mua robot tự động hút bụi, bao giờ ra khỏi phòng thì bật nó lên.
Thế còn vấn đề là tỷ lệ refund sản phẩm cao, thì giải quyết thế nào?
Có thể là do vấn đề chất lượng sản phẩm, hoặc có thể là bạn hứa hẹn quá nhiều trên landing page. Đây là vấn đề lớn, cần bạn và team động não suy nghĩ. Sau đó, bạn xây dựng một dự án để xử lý.
Đầu tiên là xác định vấn đề, và sau đó tạo một danh sách những việc cần làm, và từng bước giải quyết vấn đề đó.
Hãy thử nghĩ về tất cả các “vấn đề rắc rối” trong cuộc sống của bạn. Nếu tất cả chúng đều biến mất thì có phải tốt không nhỉ?
Nhưng đáng tiếc là không có thần đèn bên cạnh bạn.
Vậy nên bạn cần tiếp tục bước tới và giải quyết những vấn đề cuộc sống. Ngồi một chỗ và cáu gắt, đó không phải là cách hay.
Có một cách rất thú vị mà tôi đã áp dụng vào cách mà mình tiêu tiền.
Tôi từng muốn học yoga và đã mua một tấm thảm $20 trên Amazon.
Nhưng sau đó tôi đọc những review, rồi từ từ lần mò và tìm được một tấm thảm chuyên nghiệp $130.
Tôi muốn mua nó.
Nhưng tôi đã mua một cái rồi. Thế là tôi tự hỏi bản thân: “cái này sẽ giải quyết được vấn đề gì?”.
Câu trả lời là nó không giải quyết được vấn đề nào cả.
Nếu một ngày đó tấm thảm bị hỏng và tôi không thể tập, thì tôi sẽ đầu tư tấm thảm mới.
Còn bây giờ có mua thêm cũng chả giải quyết được vấn đề gì.
3. Theo dõi điểm số cá nhân.
Mọi người đều suy nghĩ tốt nhất về bản thân mình.
Họ đều phóng đại bản thân. Rất nhiều người đều có vấn đề ấy. Trong đó có tôi.
Một thời gian trước, tôi đã học được về tầm quan trọng của việc tự nhận thức, tự đánh giá bản thân.
Nó rất quan trọng, vì nếu bạn không trung thực với bản thân, thì làm sao bạn tiến bộ được.
Đó là lý do mà tôi thích số liệu, tôi có thể phóng đại mức độ thành công của chiến dịch, nhưng số liệu thì không, số liệu không biết nói dối.
Hãy hỏi một người bất kỳ xem thời gian anh ta dùng Facebook mỗi ngày là bao nhiêu? Và anh ấy sẽ nói “cũng không nhiều”. Vì không ai muốn trở thành một người dành thời gian cả ngày trên Facebook.
Nhưng sự thật là một người bình thường đã bỏ ra gần một giờ mỗi ngày cho Facebook.
Bạn đã gặp anh chàng gầy gò và có vấn đề với việc tăng cân chưa?
Đó là tôi năm 18 tuổi.
Tôi khẳng định rằng tôi đã “ăn cả tấn”. Nhưng sau đó tôi theo dõi calories, thì tôi nhận ra rằng mình chưa ăn đủ. Khi tôi nhìn thấy con số thực sự, thì tôi đã đựa ra những quyết tâm tích cực.
Người ta muốn tiến kiệm tiền, nhưng họ lại không muốn có thêm ngân sách.
Nghĩ sâu thêm thì là do chúng ta sợ sự thật. Nhưng hiểu sự thật là bước đầu tiên để cải tiến.
Các công ty đo lường số liệu với một khái niệm gọi là chỉ số đánh giá thực hiện công việc – Key Performance Indicators – còn gọi là KPI.
Đo lường “lợi nhuận” và “doanh thu” là chưa đủ, vì chúng là kết quả. Bạn còn cần xem xét những hoạt động đã dẫn tới kết quả đó.
Tôi biết rõ, KPI ảnh hưởng lớn tới kinh doanh.
Đầu năm nay, tôi bắt đầu áp dụng “bảng điểm trong tuần” vào cuộc sống cá nhân.
Đó là hệ thống bắt tôi phải chịu trách nghiệm về hành động hàng tuần. Để đạt mục tiêu, bạn cần phải nghĩ về những hành động hàng tuần mà bạn cần làm để tiến lên phía trước.
Ví dụ, một một tiêu của tôi là thắng cuộc thi đấu võ địa phương. Thì những hành động nào tôi có thể thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Tôi đã tạo ra một hệ thống đơn giản: đến lớp học 4 lần một tuần, và tập các động tác làm tăng tính linh hoạt.
Nhiều người tập trung vào việc lập mục tiêu, nhưng nó không đủ, bạn cần tập trung vào công việc, tập trung vào hệ thống để dẫn đến mục tiêu đó.
Phim ảnh và thể thao thường tập trung vào những pha kịch tính. Mọi người đều muốn cảm giác chiến thắng.
Nhưng điều gì dẫn tới chiến thắng kịch tính. Đó là thói quen, là luyện tập. Hàng nghìn giờ tập bóng thầm lặng. Bạn không thể dành chiến thắng nếu không tập trung hành động.
Vậy nên, tôi đề xuất bạn nên tạo một hệ thống theo dõi, để xem bản thân có làm việc hay không.
Đây làm một mẫu ví dụ. Bạn có thể tạo mẫu riêng cho bản thân bằng Google Sheets hoặc Excel. Ô màu đỏ là khi tôi không hành động đủ, và ô màu xanh là đã hành động tốt.
Measurebles – Những hành động mà bạn cần đo lường.
Standards – Nó như là mục tiêu hàng tuần.
Bạn có thể kết luận gì từ biểu đồ này?
Có khá nhiều ô màu đỏ trong phần meditation – thiền định. Đó là bởi vì tôi không theo sát các “hoạt động thường ngày” vào cuối tuần. Tôi cần thay đổi gì để đạt được mục tiêu? Bạn cần đưa ra các câu hỏi để tự điều chỉnh.
Nếu tôi hoàn thành biểu đồ này, thì tôi sẽ tiết kiệm tiền, giỏi võ hơn, cơ thể dẻo dai hơn, và tập trung hơn.
Vậy nên, hãy đo lường dữ liệu và điều chỉnh hoạt động của bạn.
MỘT SỐ THỦ THUẬT:
Tôi thích dùng màu sắc. Màu xanh tức là đạt mục tiêu. Màu đỏ tức là không đạt.
Đơng giản thôi. Hãy bắt đầu theo dõi một hoặc 2 số liệu. Bạn sẽ tăng dần thêm.
Bắt đầu với những cái đơn giản. Nếu bạn chưa đi tập gym bao giờ, thì sẽ là không khả thi khi đưa ra mục tiêu 7 ngày một tuần. Bạn cần từng bước bền vững.
Tình huống A:
Bạn “động lực mạnh mẽ, quyết tâm”! Bạn quyết định đến phòng gym 5 lần một tuần. Sau đó bạn bị chấn thường hoặc đuối.
Cuối cùng bạn chỉ đến phòng gym được 20 lần, sau đó bạn bỏ vĩnh viễn.
Tình huống B:
Bạn muốn tốc độ bền vững. Bạn quyết định đến phòng gym hai lần một tuần. Sau một năm, bạn tập gym được 104 lần.
Đa số chúng ta có cảm giác như cần làm thật khó, cần làm như tình huống A để đạt được kết quả. Nhưng kết quả sau một năm mới là điều quan trọng.
Điều chỉnh kết quả hàng quý. Sau mỗi 3 tháng, tôi sẽ điều chỉnh mục tiêu. Nếu tôi đã đạt được mục tiêu thiền định, ngày nào những làm đầy đủ, thì có thể là tôi không cần theo dõi nữa. Sau đó, có thể tôi sẽ thiết lập mục tiêu là học tiếng Tây Ban Nha mỗi ngày với DuoLingo
TẮT ĐIỆN THOẠI TỪ 7 GIỜ TỐI TỚI 10 GIỜ ĐÊM.
Tôi đã chia sẻ thủ thuật này trước đây rồi, nhưng tôi sẽ viết lại lần nữa, bởi vì nó quá tuyệt.
Mỗi tối, vào lúc 7 giờ tôi đều tắt điện thoại. Cho đến trưa hôm sau thì tôi mới mở lại.
Đó là 17 giờ một ngày không sử dụng điện thoại. Tôi cũng không dùng điện thoại trong thời gian hiệu suất.
Khi tôi chán nản và kiểm tra điện thoại, thì tôi gọi đó là “khoảng thời gian vô nghĩa”.
Có người gửi tin nhắn cho bạn, và bạn bắt đầu gửi tin nhắn qua lại. Bạn kiểm tra mạng xã hội một vòng, rồi mò vào Facebook, và Instagram. Rồi sau đó bạn xem youtube vài phút.
Tiếp theo là bạn mất vài giờ vô nghĩa. Hãy nhớ rằng, điện thoại, ứng dụng, mạng xã hội… chúng được người ta thiết kế để làm cho bạn nghiện, bạn càng dùng nhiều thì họ càng nhiều tiền.
“Nhưng nếu có người thân gặp tai nạn thì sao?”
“Nhưng nếu có trường hợp khẩn cấp xảy ra thì sao?”
Đó chỉ là hiệu ứng Fomo thôi. Mọi thứ sẽ ổn.
NĂNG SUẤT CẦN ĐƯỢC PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG.
Nhiều người bảo, họ không hứng thú với hiệu suất. Sắp xếp công việc lên lịch làm họ bị “giới hạn”.
Lúc ở đại học, hiệu suất của tôi thật thảm hại.
Tôi đi tiệc tùng vào tối thứ năm, thứ sáu, thứ bảy. Ngủ 4 giờ một đêm là bình thường.
Học hành đau đầu? Nah, tôi sẽ uống bò húc và thức nguyên đêm.
Đó là kiểu cuộc sống gì vậy?
Tôi liên tục stress, điểm số thấp kinh khủng, nợ nần trong thẻ credit, và tôi còn lo lắng không biết có tìm được công việc sau khi tốt nghiệp không nữa.
Nhưng sau nhiều cố gắng, thì tôi đã đạt được một cuộc sống năng suất.
Có nghĩa là tôi sẽ có nhiều thời gian hơn để theo đuổi sở thích, ước mơ. Tôi có thể xem Netflix hoặc chơi game mà không thấy tội lỗi.
Trong tương lai, tôi sẽ đón con hàng tuần mà không phải lo lắng thiếu thời gian.
Hãy đầu tư vào hiệu suất và bạn sẽ lợi nhuận trọn đời.
