Khi công việc kinh doanh của tôi bắt đầu phát triển, tôi có cảm giác như vừa bứt phá một cột mốc quan trọng. Nhưng đồng thời, tôi cũng nhận ra rằng lượng doanh thu tăng lên đồng nghĩa với việc phải xử lý rất nhiều dữ liệu. Không đơn giản chỉ là quản lý nhiều dữ liệu hơn – đó còn là cả một núi công việc phân tích trước mắt.
Nếu cảm giác giống như vậy thì đừng lo. Bạn không cần dùng hết bộ não để phân tích đống dữ liệu đó. Hãy để tôi chỉ cho bạn cách sử dụng AI để làm công việc này thay bạn, giải phóng sức lực để bạn có thể dành thời gian cho những điều quan trọng hơn – ví dụ như nghĩ xem tối nay ăn gì chẳng hạn.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ 10 thủ thuật dùng AI cực kỳ hiệu quả bằng Excel Co-Pilot và ChatGPT. Bạn sẽ thấy rằng với AI, việc quản lý dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Siêu Năng Lực Dữ Liệu với Microsoft Co-Pilot
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một trợ lý riêng trong Excel để làm các công việc tính toán, tạo biểu đồ và phân tích dữ liệu? Nghe có vẻ như trong mơ, nhưng đó chính là những gì Microsoft Co-Pilot có thể mang lại cho bạn.
Microsoft Co-Pilot là chương trình AI mà bạn có thể sử dụng trên nền tảng web, tương tự như ChatGPT hay Google Gemini. Điều đặc biệt là nó tích hợp hoàn hảo với các sản phẩm Microsoft như Word, PowerPoint và đặc biệt là Excel. Với gói Co-Pilot Pro trong Microsoft 365, bạn có thể tận dụng tất cả các tính năng AI mà Microsoft cung cấp.
Làm thế nào để cài đặt Microsoft Co-Pilot?
Trước tiên, bạn cần có gói Microsoft 365 với tiện ích bổ sung Co-Pilot. Gói này dành cho cá nhân, doanh nghiệp và tài khoản doanh nghiệp, có thể dễ dàng tải về từ trang web Microsoft. Sau khi cài đặt, bạn sẽ thấy nút Co-Pilot xuất hiện trên thanh công cụ Ribbon của Excel.
Khi đã thiết lập xong, bạn cần đảm bảo dữ liệu của mình được định dạng dưới dạng bảng (table) để Co-Pilot hoạt động. Chỉ cần chọn vùng dữ liệu của bạn, nhấn Insert > Table và đảm bảo chọn dòng “My table has headers” nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề.
Phân Tích Dữ Liệu Chưa Bao Giờ Dễ Dàng Hơn Với Co-Pilot
Khi bạn đã có tất cả dữ liệu của mình được định dạng, mọi chuyện sẽ bắt đầu trở nên rất thú vị. Hãy tưởng tượng rằng bạn có hàng tấn dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của một cửa hàng áo thun cần được phân tích. Bạn muốn biết lợi nhuận đang ở mức nào? Không thành vấn đề! Dưới đây là cách Co-Pilot giúp bạn:
- Đơn giản chỉ cần yêu cầu nó: “Thêm một cột tính lợi nhuận.”
- Và voilà! Một cột lợi nhuận mới đã được thêm vào bảng tính của bạn.
Tôi nhớ lần đầu tiên tôi thử tính năng này, cảm giác giống như vừa phát hiện ra một công cụ cực kỳ hữu dụng – gần như choáng ngợp vì sự đơn giản mà nó mang lại.
Định dạng có điều kiện – Điểm sáng của dữ liệu
Bạn có một bộ dữ liệu khổng lồ và muốn nhìn rõ những gì đang diễn ra? Định dạng có điều kiện cho phép bạn dễ dàng làm nổi bật những số liệu quan trọng. Thay vì phải tự dò từng ô, Co-Pilot có thể giúp bạn chỉ ra các đơn hàng lợi nhuận cao nhất bằng vài dòng lệnh:
- “Tô màu xanh lá cho lợi nhuận trên 500.”
Với vài giây ít ỏi bạn sẽ thấy ngay những ô nổi bật, giúp bạn dễ dàng nhận ra các xu hướng kinh doanh như các đợt khuyến mãi có hiệu quả, hay mùa bán hàng tăng đột biến.
Pivot Table không còn là nỗi ám ảnh
Nếu bạn từng đau đầu với Pivot Table, hãy yên tâm vì Co-Pilot sẽ làm thay bạn. Bạn có thể chỉ cần yêu cầu:
- “Tạo Pivot Table từ sản phẩm bán chạy nhất đến sản phẩm bán chạy ít nhất.”
Trong vài giây, Co-Pilot sẽ sắp xếp dữ liệu của bạn và giúp bạn có cái nhìn chi tiết về hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm trong từng khu vực.
Biểu đồ trực quan dễ chịu
Có lẽ bạn đã quen với việc phải xử lý rất nhiều con số – và nếu bạn như tôi, những con số đó có thể chẳng có nhiều ý nghĩa. Không vấn đề! Co-Pilot sẽ giúp bạn tự tạo ra các biểu đồ trực quan mà không mất nhiều công sức. Đơn giản bạn chỉ cần yêu cầu:
- “Vẽ biểu đồ đường hiển thị doanh thu theo tháng.”
Từ đó, bạn có thể nhanh chóng thêm biểu đồ vào báo cáo của mình, hoặc thậm chí lưu nó dưới dạng hình ảnh để dùng trong các buổi thuyết trình.
ChatGPT – Người Bạn Đồng Hành Của Co-Pilot
Ngoài Co-Pilot, bạn có thể tận dụng ChatGPT để tiến xa hơn trong việc phân tích dữ liệu. ChatGPT không chỉ hiểu và trả lời các câu hỏi trong dữ liệu, mà còn có thể giúp bạn đưa ra dự đoán chính xác dựa trên dữ liệu lịch sử. Đặc biệt, bạn cần nâng cấp lên ChatGPT Plus để có thể tải lên các tệp Excel và làm việc trực tiếp với nó.
Tải dữ liệu lên ChatGPT một cách nhanh chóng
Để bắt đầu, chỉ cần mở một cuộc trò chuyện mới trên ChatGPT và tải tệp Excel của bạn lên. Bạn có thể kết nối trực tiếp với OneDrive hoặc tải tệp từ máy tính. Khi dữ liệu đã có mặt trong hệ thống, bạn có thể yêu cầu ChatGPT thực hiện mọi phân tích.
Những tư vấn nhanh chóng
Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra có bao nhiêu khách hàng duy nhất đã đặt hàng trong cửa hàng của mình, chỉ cần yêu cầu:
- “Khách hàng duy nhất trong doanh nghiệp áo thun là bao nhiêu?”
ChatGPT sẽ quét dữ liệu của bạn và đưa ra câu trả lời chính xác ngay lập tức. Đây là cách nhanh chóng để có được những thông tin cơ bản mà nếu làm tay có thể mất hàng giờ.
Nâng phân tích lên tầm cao mới
Với các yêu cầu phức tạp hơn, ChatGPT cũng có thể hỗ trợ. Bạn muốn biết ai đã mua nhiều sản phẩm nhất? Dễ thôi. Chỉ cần hỏi:
- “Khách hàng nào đã đặt hàng nhiều nhất?”
Kết quả: Steven Fowler – top khách hàng lớn nhất với 132 sản phẩm. Từ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi khách hàng thân thiết này và gửi email cảm ơn cùng mã giảm giá để khuyến khích họ tiếp tục quay lại.
Chiến dịch marketing được cá nhân hóa
Không chỉ phân tích hiện tại, mà ChatGPT còn có thể giúp bạn dự đoán tương lai và lên kế hoạch chiến lược marketing phù hợp. Nếu bạn nhận thấy việc bán hàng tăng đột biến vào mùa hè, có thể bạn sẽ muốn chuẩn bị thêm hàng hóa và tổ chức các chiến dịch khuyến mãi sớm.
Hãy yêu cầu ChatGPT hỗ trợ viết một email cảm ơn với mã khuyến mãi cho Steven chẳng hạn:
- “Hãy viết email cảm ơn Steven vì các đơn hàng của anh ấy và tặng một mã giảm 10% cho đơn hàng tiếp theo.”
Với những dữ liệu phân tích từ ChatGPT, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt các xu hướng thị trường, từ đó tùy chỉnh chiến dịch quảng cáo và mang đến nhiều doanh số hơn.
Dự Đoán Chuẩn Xác Với AI
Một trong những tính năng mạnh nhất của AI chính là khả năng dự đoán các sự kiện kinh doanh trong tương lai. Bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử, AI giúp bạn tìm ra những xu hướng tiềm ẩn, dự đoán doanh số và tối ưu hóa hàng tồn kho. Ví dụ, nếu doanh thu bán áo thun tăng mạnh trong mùa hè, bạn có thể chuẩn bị sẵn các thiết kế áo mới để đáp ứng nhu cầu.
Tính Năng Phân Tích Có Sẵn Trong Excel
Ngoài các tiện ích AI bên ngoài, Excel cũng cung cấp tính năng phân tích dữ liệu có sẵn. Trên thanh Ribbon, bạn sẽ thấy nút Analyze Data, cho phép bạn dễ dàng truy cập các phân tích nhanh chóng mà không cần phải làm việc với các công thức phức tạp.
Nếu bạn muốn biết doanh thu từng sản phẩm một cách trực quan, chỉ cần yêu cầu Excel:
- “Tạo bảng xoay hiển thị doanh thu của từng sản phẩm.”
Excel sẽ hiển thị cho bạn dữ liệu chính xác mà không phải tốn nhiều công sức chỉnh sửa.
Kết Thúc, Nhưng Không Kết Thúc
Với tất cả các công cụ AI mạnh mẽ sẵn có, phân tích dữ liệu không còn là cơn ác mộng nữa. Từ Co-Pilot đến ChatGPT, chỉ với vài cú click chuột, bạn có thể biến dữ liệu của mình thành những thông tin quý báu để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Nếu bạn còn loay hoay chưa biết cách bắt đầu, đừng trì hoãn nữa. Đây là lúc để tận dụng những công nghệ tiên tiến và đưa doanh nghiệp lên tầm mới.
Tôi khuyên bạn hãy thử ngay các công cụ mà tôi đã giới thiệu. Bạn sẽ ngạc nhiên với sự khác biệt mà nó mang lại.