Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang lạc lối với hàng đống dữ liệu, hoàn toàn không biết phải quản lý sao cho hiệu quả? Nếu câu trả lời là có, hãy giữ tinh thần lạc quan vì tôi sẽ chỉ cho bạn một số thủ thuật về Excel mà ít ai nhắc tới.
Lại còn có vài công cụ AI sẽ giúp bạn trở thành một bậc thầy về dữ liệu. Đọc tiếp để biết cách làm nhé!
Chuyển Dữ Liệu Từ Giấy Sang Dạng Số Hóa
Hẳn là bạn đã từng phải đối phó với những bảng dữ liệu giấy đầy con số rồi nhỉ? Nhập từng con số vào Excel thì quá tốn thời gian. Nhưng không cần phải làm thủ công nữa! Bạn có thể dùng điện thoại để quét và chuyển chúng thành dữ liệu số mềm.
Chỉ cần mở Excel trên điện thoại, tạo bảng tính mới, bấm vào biểu tượng ba chấm, chọn “Insert data from picture” (Chèn dữ liệu từ hình ảnh), sau đó quét tờ giấy chứa dữ liệu. Excel sẽ tự động nhận diện và chuyển nó thành bảng số hóa.
Nếu bạn không sử dụng Excel bản đầy đủ, cũng đừng lo. Excel trên web cũng hỗ trợ bạn thêm hình ảnh từ máy tính, rồi chỉ việc dùng tính năng “Data from picture” để nhập dữ liệu.
Sắp Xếp Dữ Liệu Nhập Một Cách Đơn Giản
Sau khi đã nhập dữ liệu từ hình ảnh hoặc tệp vào, không phải lúc nào nó cũng ở dạng chuẩn mực, gọn gàng như mong đợi. Đôi khi, các dữ liệu bị dồn đống lẫn nhau. Nhưng bạn hoàn toàn có thể biến những đống số lộn xộn này thành các cột rõ ràng.
Chọn cột bạn muốn chỉnh, sau đó vào tab Data, chọn “Text to Columns”. Ở đây, bạn có thể chọn kiểu phân tách bằng dấu phẩy, dấu cách hay các dấu phân cách khác tùy theo dữ liệu của mình. Một vài cú click và dữ liệu của bạn sẽ được chia nhỏ chính xác.
Còn nếu bạn đang có một khối dữ liệu lộn xộn và không muốn tự tay sắp xếp? ChatGPT giúp bạn điều đó. Chỉ cần sao chép dữ liệu của bạn, yêu cầu ChatGPT chuyển thành bảng với định dạng phân tách bằng dấu phẩy, tab hoặc dấu cách, rồi dán vào Excel. Thế là xong!
Phòng Tránh Mất Dữ Liệu Quan Trọng
Ai mà không sợ mất tệp dữ liệu quan trọng của mình? Để phòng tránh việc mất thông tin, bạn có thể tận dụng tính năng lưu lịch sử phiên bản của Excel. Chỉ cần vào File > Browse Version History để khôi phục lại các phiên bản trước đó.
Ngoài ra, tính năng Autosave của Microsoft 365 là một cứu cánh. Khi bạn lưu tệp vào OneDrive hoặc SharePoint, Excel sẽ tự động lưu tệp của bạn mỗi vài giây. Hãy nhớ lưu tệp của bạn vào những nền tảng này để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Quản Lý Tệp Hiệu Quả Hơn
Một lỗi phổ biến mà nhiều người mắc phải khi làm với tệp Excel là vô tình ghi đè lên tệp gốc. Điều này thật sự tạo ra nhiều vấn đề. Excel có gợi ý tuyệt vời cho điều này: thay vì nhấn “Save” sau khi chỉnh sửa, hãy chọn “Save a Copy”. Điều này sẽ giúp bạn giữ lại bản gốc và chỉ ghi đè lên bản sao.
Bạn cũng có thể lưu tệp mẫu (template) cho các tài liệu bạn dùng thường xuyên. Điều này giúp bạn không phải bắt đầu từ đầu mỗi lần tạo mới. Chỉ cần tạo một mẫu rồi lưu thành “Save as template”, rồi mỗi lần cần, bạn dùng lại mà thôi.
Phân Tích Dữ Liệu Nhanh Hơn
Một cách đơn giản để thấy ngay các xu hướng trong dữ liệu là làm nổi bật những con số quan trọng. Để chỉ ra những ngày mà doanh số bán hàng vượt quá 100 đô, bạn có thể: chọn các ô chứa dữ liệu, vào Home, chọn Conditional Formatting, sau đó bấm vào “Highlight Cell Rules”, chọn “Greater than” và nhập vào số 100. Thế là bạn có thể thấy ngay những kết quả ngày bán chạy nhất.
Một công cụ không thể thiếu khi làm với bảng dữ liệu là các hàm tính toán. Ví dụ, bạn muốn tính tổng kho hàng. Chỉ cần nhập hàm SUM như sau: “=SUM(B2:B51)” là bạn sẽ thấy kết quả tức thì mà không cần phải dùng máy tính tay.
Khắc Phục Công Thức Lỗi Dễ Dàng
Công thức trong Excel là cứu cánh tuyệt vời, nhưng một khi công thức gặp lỗi thì sửa chữa thường tốn nhiều thời gian, đặc biệt là nếu không phải do bạn tự viết. May mắn là Excel có tính năng giúp bạn sửa lỗi. Hãy chọn các ô có công thức lỗi, vào Formulas, rồi chọn Error Checking để nhận sự hỗ trợ từ Excel trong việc sửa lỗi.
Đặt Tên Dãy Ô Để Đơn Giản Hóa Công Thức
Thay vì nhập thủ công dãy ô mỗi lần viết công thức, bạn có thể gán tên cho chúng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà cũng làm cho bảng tính của bạn gọn gàng, dễ hiểu hơn rất nhiều.
Để làm điều này, chọn các ô bạn muốn đặt tên. Vào Formulas, bấm vào Define Name, nhập tên bạn muốn (Excel thường tự động đề xuất tên dựa trên tiêu đề cột), và nhấp OK. Từ đó, bạn chỉ cần nhập tên dãy thay vì nhập thủ công dãy ô khi viết công thức.
Biến Bảng Dữ Liệu Thành Bảng Đúng Nghĩa
Khi dữ liệu còn đang ở dạng thô, thật khó để quản lý. Nhưng khi bạn chuyển chúng thành bảng có định dạng, công việc trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tự động sắp xếp và lọc dữ liệu chỉ với vài cú click. Để thực hiện, chọn toàn bộ vùng dữ liệu rồi vào tab Insert, chọn Table. Đảm bảo rằng tùy chọn “My table has headers” được chọn nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề các cột.
Tối Ưu Hóa Phân Tích Dữ Liệu Với Pivot Table
Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ, cho phép bạn tóm tắt dữ liệu và khám phá nó dưới nhiều góc độ khác nhau. Ví dụ, nếu bạn có một danh sách dài các giao dịch mua hàng của khách, Pivot Table giúp bạn theo dõi sản phẩm nào bán chạy nhất theo từng khu vực. Chỉ cần chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu, vào tab Insert, rồi chọn Pivot Table. Từ đó, bạn có thể thoải mái phân tích dữ liệu theo cách bạn muốn.
Bạn còn có thể để Excel tự động phân tích và đưa ra gợi ý thông qua công cụ “Analyze Data”. Excel sẽ tự đề xuất Pivot Table hoặc biểu đồ dựa trên dữ liệu của bạn.
Đảm Bảo Tính An Toàn Của Dữ Liệu
Khi làm việc nhóm trên Excel, điều tồi tệ nhất là có ai đó vô tình (hoặc cố tình) thay đổi dữ liệu của mình. Đừng quá lo lắng, tính năng Protect sheet và Protect Workbook sẽ giúp bạn khóa bảng tính bằng mật khẩu. Bạn có thể chọn cho phép những quyền gì khi người khác truy cập vào bảng tính đó.
Đảm Bảo Nhập Liệu Chính Xác
Một lỗi nhỏ trong quá trình nhập dữ liệu có thể làm lệch toàn bộ kết quả phân tích. Bạn có thể ngăn ngừa điều này bằng cách thiết lập Data Validation cho cột. Ví dụ, thay vì người nhập tự chọn nhập dữ liệu, bạn có thể tạo menu thả xuống với các lựa chọn hợp lệ bằng cách vào Data, chọn Data Validation và chọn kiểu “List”. Thế là dữ liệu sẽ được giới hạn trong các giá trị bạn cho phép, và không ai có thể nhập sai.
Xử Lý Bộ Dữ Liệu Lớn Hiệu Quả
Làm việc với hàng nghìn dòng dữ liệu chả dễ dàng gì, đặc biệt là khi bạn mất dấu tiêu đề cột mỗi khi cuộn xuống. Bạn nên dùng công cụ Freeze Panes để giữ hàng tiêu đề của mình luôn hiển thị. Chọn View, sau đó Freeze Top Row, giờ thì bạn cuộn dữ liệu mà vẫn thấy tiêu đề.
Cũng đừng quên loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, điều này rất quan trọng để đảm bảo kết quả phân tích chính xác. Chọn các ô có dữ liệu muốn lọc, rồi vào Data, chọn Remove duplicates.
Sử Dụng Template Excel Để Tiết Kiệm Thời Gian
Nếu bạn không có nhiều thời gian để thiết kế báo cáo từ đầu, Excel cung cấp cho bạn rất nhiều template sẵn có, từ hóa đơn, báo cáo tài chính đến biểu đồ Gantt. Bạn chỉ cần mở một template phù hợp và chỉnh sửa nó theo nhu cầu của mình thay vì mất cả tiếng đồng hồ để thiết kế lại từ đầu.
Việc vô tận các công cụ xuất hiện trên thanh công cụ có thể khiến bạn rối mắt và mất thời gian tìm kiếm. Bạn hoàn toàn có thể cá nhân hóa Excel để chỉ hiển thị các công cụ mà bạn thường xuyên sử dụng. Hãy vào Excel Preferences, chọn Ribbon and Toolbar, tại đây bạn có thể thêm hoặc bớt các công cụ trên thanh công cụ nhanh và ribbon của mình.
Dùng AI Để Phân Tích Dữ Liệu Nhanh Hơn
AI không chỉ giúp tổ chức dữ liệu mà còn có thể giúp bạn phân tích chúng. Hãy thử gắn tệp Excel của bạn vào ChatGPT và chỉ cần nhập câu lệnh: “Hãy cho tôi những kết luận quan trọng từ dữ liệu này để giúp phát triển doanh nghiệp”. ChatGPT sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về những con số thay vì phải tự mình ngồi đọc từng dòng.
Kết Nối Dữ Liệu Excel Với Shopify Analytics
Nếu bạn sở hữu cửa hàng trên Shopify, bạn có thể trực tiếp thu thập, tạo báo cáo toàn diện từ dữ liệu của mình ngay trên bảng điều khiển Shopify. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức khi kết hợp Excel và Shopify để theo dõi và phân tích dữ liệu của doanh nghiệp.
Hy vọng rằng qua các mẹo về Excel này, bạn sẽ thấy việc quản lý dữ liệu trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Nếu bạn có bất kỳ mẹo nào khác chưa được nhắc đến trong bài, hãy chia sẻ dưới phần bình luận để mọi người cùng tham khảo nhé!