Kinh doanh online ngày nay không còn xa lạ, khi mỗi ngày có hơn 14.000 doanh nghiệp trực tuyến mới được thành lập. Tuy nhiên, không ít trong số đó lại gặp phải rắc rối với cơ quan thuế vì không thiết lập các thủ tục pháp lý đúng cách.
Đây là điều bạn nên tránh ngay từ đầu. Với 5 bước đơn giản dưới đây, bạn sẽ biết cách xây dựng doanh nghiệp online hợp pháp mà không phải lo lắng bị kiểm tra hoặc vi phạm pháp luật.
1. Đăng Ký Pháp Nhân Kinh Doanh
Để kinh doanh hợp pháp, bước đầu tiên là bạn cần quyết định loại hình pháp nhân sẽ sử dụng. Một pháp nhân sẽ giúp tách biệt giữa tài sản cá nhân và hoạt động kinh doanh của bạn. Dưới đây là các lựa chọn phổ biến:
- DBA (Doing Business As):
Đây là cách rẻ nhất và dễ nhất để bắt đầu. Bạn có thể hiểu DBA giống như việc đăng ký tên thương hiệu để kinh doanh. Với khoảng 99 USD, bạn có thể hoàn tất thủ tục trên các trang như LegalZoom. Tuy nhiên, DBA không mang lại bất kỳ sự bảo vệ pháp lý nào và bạn cũng không thể bán cổ phần nếu có ý định mở rộng trong tương lai. - LLC (Limited Liability Company):
Nếu bạn muốn đảm bảo rằng tài sản cá nhân của mình không bị ảnh hưởng nếu doanh nghiệp gặp rủi ro, LLC là lựa chọn tốt. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn kinh doanh sản phẩm tiêu dùng hoặc có khả năng gây tổn hại. Nhưng nhược điểm chính của LLC là chi phí cao. Ví dụ, ở California, bạn sẽ cần ít nhất 800 USD mỗi năm để duy trì LLC, dù doanh nghiệp có doanh thu hay không. - S-Corp (Small Business Corporation):
S-Corp là lựa chọn phù hợp nếu bạn muốn tiết kiệm thuế khi kinh doanh. Bạn có thể trả lương cho chính mình và chuyển các khoản lợi nhuận còn lại thành cổ tức, qua đó giảm thiểu các khoản thuế như an sinh xã hội hoặc Medicare. Tuy nhiên, S-Corp đòi hỏi bạn phải làm rất nhiều thủ tục và báo cáo định kỳ với chính phủ. - Mách nhỏ:
Bạn có thể kết hợp lợi ích của LLC cùng với lợi ích thuế từ S-Corp bằng cách chọn LLC và yêu cầu thu thuế theo hình thức S-Corp. Đây là cách giúp việc quản lý đơn giản hơn mà vẫn tối ưu hóa chi phí thuế.
2. Xin Mã Số EIN
EIN (Employer Identification Number) giống như số CMND dành cho doanh nghiệp của bạn. Đây là mã số cần thiết để nộp thuế và mở tài khoản ngân hàng. Dù nhiều bên có thể yêu cầu phí để cung cấp EIN, nhưng thực tế, bạn có thể đăng ký hoàn toàn miễn phí trên trang web chính thức của IRS.
- Để đăng ký, đơn giản truy cập IRS.gov và làm theo hướng dẫn.
- Quy trình mất khoảng 10–15 phút và bạn sẽ nhận được kết quả ngay lập tức.
Lời khuyên: Đừng trả tiền cho các dịch vụ bên ngoài chỉ để xin EIN. Đây là thứ bạn hoàn toàn có thể tự làm.
3. Đăng Ký Seller’s Permit
Seller’s Permit, hay giấy phép bán hàng, là thứ tiếp theo bạn cần nếu muốn mua hàng không chịu thuế và bán lại cho khách hàng.
Công dụng của Seller’s Permit:
- Giúp bạn mua hàng hóa để kinh doanh mà không phải đóng thuế VAT từ nhà cung cấp.
- Cho phép bạn thu thuế bán hàng từ khách hàng và nộp lại cho nhà nước.
Mỗi bang có quy định riêng về việc cấp Seller’s Permit. Hãy Google “[Tên bang của bạn] Seller Permit” và đảm bảo bạn chỉ thực hiện trên các trang web .gov để tránh bị lừa. Nhớ rằng, việc đăng ký giấy phép này là hoàn toàn miễn phí.
Ví dụ: Nếu bạn bán hàng từ California, bạn chỉ cần thu thuế từ khách hàng tại California. Với khách hàng từ New York hoặc các bang khác, bạn không cần thu thuế.
4. Mở Tài Khoản Ngân Hàng Doanh Nghiệp
Tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh là một nguyên tắc vàng nếu bạn muốn tránh bị IRS chú ý. Hơn nữa, đây cũng là cách giúp bạn dễ dàng theo dõi lợi nhuận thật sự của doanh nghiệp.
- Cách mở tài khoản:
Mang tất cả giấy tờ đã hoàn thành từ các bước trên đến ngân hàng địa phương (tôi gợi ý US Bank) hoặc sử dụng các dịch vụ trực tuyến.
Quan trọng nhất, đừng dùng tài khoản doanh nghiệp để chi tiêu cá nhân. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể mất đi sự bảo vệ pháp lý từ LLC. Ngoài ra, việc trộn lẫn chi phí cá nhân và kinh doanh sẽ làm việc kế toán và báo cáo thuế trở nên cực kỳ phức tạp.
5. Sử Dụng Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp
Bước này không chỉ giúp bạn tách biệt chi tiêu mà còn là cách để nhận được phần thưởng, chẳng hạn như vé máy bay miễn phí hoặc giảm giá khách sạn.
Thẻ tín dụng gợi ý:
- American Express Gold: 5x điểm khi chi tiêu quảng cáo và các phần thưởng hấp dẫn.
- Capital One Venture: Tặng điểm thưởng cho mọi giao dịch.
- Chase Ink: Phù hợp với doanh nghiệp muốn nhận quà tặng lớn khi đăng ký.
Các thẻ tín dụng thường yêu cầu bạn chi tiêu tối thiểu, ví dụ 3.000 USD trong vòng 3 tháng. Nhưng khi kinh doanh online, số tiền này không quá khó để đạt được vì bạn sẽ có nhiều chi phí ban đầu. Tận dụng điều này để nhận phần thưởng tối ưu.
Các Vấn Đề Pháp Lý Khác Nên Cân Nhắc
Ngoài 5 bước chính, bạn cũng cần suy nghĩ xem có nên đăng ký nhãn hiệu hoặc bằng sáng chế không.
- Trademark (Nhãn hiệu):
Nhãn hiệu bảo vệ logo, tên thương hiệu hoặc thiết kế đặc trưng của bạn. Đây là điều cần thiết nếu bạn muốn tham gia Amazon Brand Registry hoặc giữ cho thương hiệu của mình không bị sao chép. - Patent (Bằng sáng chế):
Nếu bạn có sản phẩm độc quyền hoặc thiết kế sáng tạo, bằng sáng chế sẽ mang lại sự bảo vệ tốt nhất. Tuy nhiên, quá trình này khá đắt đỏ và có thể tiêu tốn hàng ngàn USD. Một lựa chọn rẻ hơn là bằng sáng chế tạm thời (provisional patent) với chi phí chỉ 75 USD.
Kết Luận
Việc bắt đầu kinh doanh online hợp pháp không hề khó, nhưng điều quan trọng là bạn cần thực hiện đúng ngay từ đầu. Từ việc xác định pháp nhân, xin EIN, đến mở tài khoản ngân hàng và sử dụng thẻ tín dụng, mọi thứ đều có thể được hoàn tất trong thời gian ngắn nếu bạn làm theo từng bước. Điều này không chỉ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững.
Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy bắt tay vào hành động ngay hôm nay.