Bán hàng Amazon không chỉ đơn giản là đăng sản phẩm lên và chờ đợi những đơn hàng đổ về. Nếu bạn muốn tăng trưởng bền vững và duy trì lợi nhuận, bạn cần quản lý chi phí một cách khoa học. Và để làm được điều đó, tôi sử dụng một bảng excel đơn giản nhưng hiệu quả mà hôm nay tôi sẽ chia sẻ với bạn.
Bảng này giúp tôi theo dõi toàn bộ vòng đời của từng đơn hàng. Từ chi tiết về sản xuất, vận chuyển, đến việc cập nhật chi phí giá vốn (COGS). Nó không chỉ giữ cho mọi thứ gọn gàng mà còn mang lại những thông tin cần thiết để phân tích ROI, tỷ suất lợi nhuận ròng, và break-even ACoS của sản phẩm.
Bạn thậm chí có thể tải về file này miễn phí (link ở cuối bài viết) và tự tùy chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Cách mà tôi sử dụng bảng theo dõi của mình
Tôi luôn cập nhật bảng này mỗi khi nhập hàng từ nhà cung cấp. Mỗi cột dữ liệu đều được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý thông tin, giúp tôi dễ dàng truy xuất, phân tích xu hướng, và phát hiện vấn đề nếu có.
Bảng được chia thành các nhóm chính:
- Chi tiết đơn hàng: Ghi lại những thông tin cơ bản như thời gian sản xuất và vận chuyển.
- Thời gian sản xuất và vận chuyển: Theo dõi các mốc thời gian cụ thể, từ lúc đặt hàng đến khi hàng về kho.
- Chi phí tổng và chi phí theo đơn vị: Cung cấp cái nhìn chi tiết về tất cả các yếu tố cấu thành COGS.
- Theo dõi lô hàng: Khi đơn hàng được chia thành nhiều lô, chi phí sẽ được phân tích riêng, qua đó bạn có thể kiểm tra sự khác biệt trong chi phí sản xuất hoặc vận chuyển.
Hãy cùng tôi đi sâu hơn vào từng phần.
Chi tiết đơn hàng: Nền tảng của sự gọn gàng
Mỗi đơn hàng tôi xử lý đều được lưu trong một dòng riêng biệt. Các mốc thời gian quan trọng đều được ghi lại:
- Ngày nhận hóa đơn vận chuyển: Đây là hóa đơn chi tiết mà nhà cung cấp gửi cho tôi, và tôi sẽ lưu trữ liên kết này (thường là từ Alibaba hoặc các kênh thanh toán khác) để tham chiếu nhanh.
- Liên kết đặt hàng: Dùng để truy xuất lịch sử giao dịch hoặc kiểm tra chi tiết về đơn hàng. Nếu bạn không mua trên Alibaba, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bất kỳ nguồn nào khác.
- Ngày thanh toán đầu tiên và cuối cùng: Chúng tôi thường thanh toán trước 50% để nhà cung cấp bắt đầu sản xuất, và số còn lại khi họ hoàn tất. Việc ghi lại hai mốc này giúp tôi tính toán thời gian sản xuất trung bình.
Ngoài ra, bảng còn cho phép tôi phát hiện những bất thường trong quy trình. Ví dụ, nếu lần sản xuất gần nhất mất nhiều thời gian hơn thông thường, tôi sẽ ngay lập tức trao đổi với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp.
Thời gian sản xuất và vận chuyển: Bức tranh toàn cảnh
Sau sản xuất là vận chuyển. Ở đây, tôi theo dõi các mốc quan trọng khác:
- Ngày hàng được giao đi: Dữ liệu này được nhà cung cấp cập nhật khi họ sẵn sàng xuất hàng. Tôi lưu lại để tính chính xác thời gian giao hàng.
- Ngày hàng về kho: Dù là tại kho của Amazon FBA hay một cơ sở 3PL khác, việc theo dõi thời gian vận chuyển giúp tôi lập kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Khi cộng trung bình thời gian sản xuất và vận chuyển, tôi có được total lead time. Đối với sản phẩm của tôi, con số này rơi vào khoảng 94 ngày, tức là gần 3 tháng. Nhờ vậy, tôi có thể dự tính thời điểm cần đặt hàng mới để không hết hàng trong kho. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn không muốn gián đoạn bán hàng trên Amazon.
Chi phí tổng và chi phí trên từng đơn vị: Đi tìm sự chính xác
Bây giờ đến phần quan trọng nhất – tính toán COGS. Ở đây, bảng sẽ tự động tổng hợp các yếu tố:
- Chi phí sản xuất: Cố định bởi nhà cung cấp.
- Chi phí vận chuyển: Bao gồm tất cả các khoản từ nhà cung cấp tới kho lưu trữ hoặc trực tiếp đến Amazon FBA.
- Các chi phí khác: Nếu phát sinh những khoản phụ, tôi cũng thêm vào để đảm bảo tính chính xác.
Từ đó, bảng sẽ tính chi phí tổng và chia đều cho từng đơn vị hàng hóa để ra chi phí trên đơn vị (per-unit COGS).
Một điều mà tôi luôn để ý là COGS không cố định. Trong ví dụ của tôi, COGS từng dao động từ $11.04 lên tới $12.47, rồi giảm xuống còn $9.39. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng lớn khi bạn lập ngân sách cho quảng cáo. Nếu bạn không cập nhật COGS đúng thời điểm, bạn sẽ dễ dàng vượt qua điểm hòa vốn mà không nhận ra.
Break-even ACoS: Công cụ không thể thiếu
Tôi luôn sử dụng công cụ tính break-even ACoS (có sẵn trong bảng) để điều chỉnh chiến lược quảng cáo. Chẳng hạn, nếu COGS tăng lên $12.47, điểm hòa vốn ACoS sẽ giảm từ 35% xuống 26%, buộc tôi phải thận trọng hơn trong việc phân bổ ngân sách quảng cáo.
Ngược lại, khi chi phí giảm, tôi có thể linh hoạt hơn, đầu tư vào các chiến dịch quảng cáo mạnh mẽ nhằm hút thêm traffic tự nhiên và tăng doanh thu.
Theo dõi từng lô hàng: Tối ưu hóa chi phí theo batch
Không phải lúc nào toàn bộ hàng nhập cũng được gửi đi cùng lúc. Một số đơn hàng sẽ bị chia thành nhiều lô để phù hợp với nhu cầu lưu trữ hoặc hạn chế nhập kho của Amazon FBA.
Ví dụ, có lần tôi chia một lô 4,200 đơn vị thành:
- 2,400 đơn vị gửi đến một cơ sở AWD (dịch vụ lưu trữ bên thứ ba).
- 1,800 đơn vị còn lại gửi trực tiếp đến Amazon FBA.
Thú vị là chi phí vận chuyển của hai lô này khác biệt đáng kể. Gửi về AWD tốn nhiều hơn gần 50% so với gửi đến FBA trực tiếp. Những sự khác biệt này cần được phân tích rõ ràng, vì chúng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng.
Khi nào cần cập nhật COGS?
Câu hỏi này có lẽ nhiều bạn băn khoăn. Tôi cập nhật COGS dựa trên dữ liệu bán hàng. Cụ thể:
- Tôi đánh dấu ngày từng lô hàng mới được nhập kho.
- Đợi đến khi lô hàng cũ bán hết, lúc đó tôi chuyển sang áp dụng chi phí của lô mới.
Ví dụ, trong đơn hàng đầu tiên, tôi nhập 192 đơn vị vào ngày 19 tháng 3. Đến ngày 7 tháng 4, số hàng này được bán hết, và chi phí của lô tiếp theo (được nhập cùng lần đó) bắt đầu có hiệu lực.
Quá trình này tương tự cho các lô hàng tiếp theo, đảm bảo rằng báo cáo COGS luôn phản ánh chi phí thực tế ở từng thời điểm.
Tải bảng miễn phí và bắt đầu tối ưu
Bảng này ban đầu chỉ là cách để tôi gọn gàng hơn trong quản lý. Nhưng càng sử dụng, tôi càng khám phá ra những lợi ích mà nó mang lại. Từ phân tích thời gian sản xuất, tối ưu chi phí vận chuyển, đến việc cập nhật chính xác COGS – bảng này giúp tôi cải thiện hiệu quả kinh doanh một cách đáng kể.
Bạn có thể tải bảng về miễn phí và tùy chỉnh theo nhu cầu riêng. Hãy thử và xem nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không. Nếu có bất kỳ phản hồi nào, hãy để lại trong phần bình luận để tôi có thể cải thiện và chia sẻ thêm.
Chúc bạn mọi điều thành công trong hành trình kinh doanh trên Amazon!