Trong chiến lược Link Building, gửi email cho các trang web để xin backlink là một bước không thể thiếu. Nhưng nếu email của bạn nghe quá cứng nhắc, giống như một mẫu có sẵn, thì tỷ lệ thành công sẽ rất thấp.
Vậy làm thế nào để viết một email mà vừa cá nhân hóa vừa không tỏ ra như một mẫu copy-paste từ blog? Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ các bước và ví dụ cụ thể để bạn có thể thực hành và tối ưu hóa email của mình.
Email Outreach – Tại Sao Nghe Cứng Nhắc Thì Khó Thành Công?
Nhiều người nhìn nhận việc gửi email xin backlink là spam, và nếu email của bạn thiếu tính cá nhân hay rõ ràng chỉ nhằm xin backlink mà không mang lại giá trị thực sự, nó dễ dàng bị đánh dấu là thư rác. Vấn đề lớn ở đây chính là việc quá phụ thuộc vào template (mẫu email). Khi bạn cố chèn thông tin cá nhân hóa vào các ô trống mà không thực sự nghĩ về người nhận, email của bạn rơi vào lối mòn dễ nhận ra.
Ví dụ thông dụng thường thấy: “Chào [tên], tôi vừa xem bài viết của bạn về [chủ đề] và thấy đoạn bạn nhắc đến [thứ gì đó] rất thú vị.”
Dù bạn có chèn tên hay chủ đề vào, nhưng cách viết này vẫn rất dễ nhận biết là mẫu gốc. Người nhận sẽ cảm thấy bạn không dành thời gian thực sự để tìm hiểu nội dung của họ, mà chỉ đơn thuần theo dõi theo một quy trình gửi email hàng loạt.
Cá Nhân Hóa Email Outreach – Bí Quyết Để Nổi Bật
Điểm mấu chốt mà tôi luôn nhấn mạnh là khi bạn viết email, hãy viết như thể bạn đang gửi cho một người bạn. Đừng quá lo lắng về việc tuân theo khuôn mẫu, mà hãy nghĩ xem làm sao để trao đổi với người nhận một cách tự nhiên nhất. Khi bạn bắt đầu từ việc viết một email hoàn toàn cá nhân hóa, bạn có thể quay lại và tìm ra những yếu tố mình có thể làm thành template sau.
Một ví dụ email tự nhiên có thể như sau: “Chào Frank, bạn đã thử kỹ thuật broken link building kể từ khi viết bài này (trên trang vào năm 2019 thì phải)? Forbes có nhắc tới tỷ lệ chuyển đổi lên đến 20%, nhưng khó mà tin là vẫn đạt được tỷ lệ đó ngày nay.”
Dù đây có vẻ không hoàn toàn về xin backlink, nhưng với cách tiếp cận này, bạn sẽ dễ dàng chuyển đổi nó thành một template mà không mất đi tính cá nhân.
Thử Thách Khi Viết Email Outreach Tự Nhiên
Không có khóa học hay bài viết nào dạy bạn có thể viết email outreach hoàn hảo ngay lập tức. Thực hành và nhận phản hồi là yếu tố quan trọng giúp bạn cải thiện kỹ năng này. Hãy coi mỗi email là một bài tập viết: trước khi gửi cho người lạ, tập viết bản nháp gửi cho bạn bè hoặc đồng nghiệp để thu được ý kiến.
Ngoài ra, điều chỉnh email qua từng giai đoạn cũng là cách học hiệu quả.
Ví dụ, khi viết email đầu tiên, bạn có thể bắt đầu với câu hỏi kiểu như: “Chào! Bạn đang sử dụng quy tắc chi tiêu 50/30/20? Tôi thấy cách đó không thực tế, nhất là với các bạn trẻ còn đang gánh khoản nợ hay cần dành tiền cho con cái.”
Nghe quá thẳng thừng, đúng không? Bạn nên chỉnh sửa lại, biến câu hỏi này thành một chủ đề mở mà không quá chỉ trích.
Phương Pháp Hybrid: Cách Viết Template Vẫn Đảm Bảo Tính Cá Nhân
Nhắc đến hybrid method (phương pháp lai ghép), tôi tin đây là cách tối ưu cho email outreach cá nhân hóa nhưng tiết kiệm thời gian hơn. Phương pháp này khuyến khích bạn viết một email cá nhân hóa trước, sau đó tìm ra các phần có thể làm thành template.
Ở ví dụ tôi vừa đưa ra, bạn có thể chèn các trường dữ liệu như:
- Tên
- URL của bài viết
- Năm xuất bản
Những yếu tố như năm xuất bản hay URL có thể được tự động hóa bằng hệ thống gửi email, trong khi phần nội dung chính vẫn giữ được tính tự nhiên.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các mẹo nâng cao trong xây dựng backlink, bạn có thể tham khảo thêm bài viết “7 Chiến Lược Link Building Độc Đáo Giúp Tăng Vọt Thứ Hạng SEO Của Website” để tối ưu hơn cho chiến lược của mình.
Viết Email Đầu Tiên: Cách Thực Hành Thực Tế
Giả sử bạn có một trang blog về tài chính cá nhân và vừa viết bài hướng dẫn chi tiết về quy tắc tiết kiệm 40/10/10/40 thay vì quy tắc 50/30/20 thông dụng. Bước đầu tiên khi áp dụng phương pháp này là chọn một đối tượng cụ thể từ danh sách của bạn và viết email như đang gửi cho anh ta/chị ta như bạn bè.
Tôi sẽ viết thử một email sau đây: “Chào Frank, mình thấy bạn đang sử dụng quy tắc 50/30/20 trên blog về tài chính cá nhân, và tự hỏi bạn nghĩ sao về nó? Mình đã thử sử dụng một quy tắc khác và thấy hiệu quả với mình hơn, nên muốn chia sẻ bài viết về quy tắc 40/10/10/40 mới của mình. Nếu bạn thấy hợp lý, có thể cân nhắc nhắc đến nó trong bài viết của bạn!”
Sau khi viết bản nháp này, hãy bắt đầu biên tập lại để loại trừ các câu thừa thãi, không đem lại giá trị gì cho người đọc. Trong email trên, bạn sẽ muốn bỏ qua phần “mẩu chuyện nhỏ không liên quan” và tập trung nhiều hơn vào giá trị mà bài viết của bạn mang lại.
Nhận Phản Hồi Và Hoàn Thiện Email
Một điều cực kỳ quan trọng khi viết email outreach là nhận phản hồi từ người khác. Nếu bạn có ai đó am hiểu về email marketing, hãy nhờ họ nhận xét kỹ lưỡng.
Một nhận xét tuyệt vời tôi từng nhận từ đồng nghiệp là thay vì nói “Tôi nghĩ cách này tốt hơn” – một cách nói khá ích kỷ, hãy nói về lợi ích đối với đối tượng hoặc độc giả của họ. Điều này giúp bạn chuyển đổi từ email nói về bản thân sang email tập trung vào người nhận.
Kết Luận: Tối Ưu Email Templated Mà Vẫn Giữ Được Tính Cá Nhân
Cuối cùng, việc viết email outreach không cần quá phức tạp. Bạn chỉ cần nhớ rằng mỗi email là một nỗ lực để kết nối thật sự chứ không chỉ nhằm lấy backlink. Hãy bắt đầu từ bản nháp cá nhân hóa, sau đó trích xuất các phần có thể làm template, và đừng quên mời bạn bè hoặc đồng nghiệp góp ý. Khi bạn thực hành theo các bước này, kết quả của bạn sẽ được nâng cao đáng kể.
Nếu bạn đang tìm cách viết email hiệu quả trong chiến lược SEO của mình, hãy xem ngay bài viết cách “Gửi Email Hiệu Quả Để Nhận Backlinks Miễn Phí” để có bước khởi đầu dễ dàng hơn.
Nhớ rằng liên tục thực hành và điều chỉnh là con đường dẫn tới thành công trong email outreach. Hãy tự tin bắt đầu với các bước đơn giản và bạn chắc chắn sẽ đạt được kết quả tốt hơn trong chiến lược Link Building của mình!